O uso de certificados digitais em procedimentos com autoridades fiscais tem aumentado nos últimos anos, e este é um instrumento indispensável na rotina de um grande número de pessoas e Entidades Jurídicas. O formato mais comum de certificação é feito atualmente pelo empregador web, no qual além do certificado a empresa pode cadastrar dados dos funcionários e emitir nota fiscal eletrônica.
O que é um certificado digital?
O certificado digital é uma identidade virtual ligada a uma entidade, seja ela uma entidade jurídica, individual, máquina, aplicação ou site, e tem a função de associá-la a uma chave pública.
O arquivo de computador do certificado digital contém um conjunto de informações proprietárias, garantindo segurança, autenticidade, confiabilidade e integridade na relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo, legal, máquina ou aplicação.
A certificação digital garante, nos termos da legislação, a validade legal e fiscal dos atos através da sua utilização, que pode ser e-commerce, assinatura de contratos, transações bancárias, apresentação de declarações ao governo, emissão de faturas, entre outros. Trata-se de transações efetuadas virtualmente, ou seja, sem a presença da parte interessada, mas que exigem uma identificação clara desta pessoa em linha.
Que tipos de certificados digitais?
Existem 2 tipos de certificados digitais:
A1 – este é um arquivo digital instalado no computador do usuário, válido por um ano.
A3-este certificado depende de um dispositivo externo (meio criptográfico na ficha USB ou cartão), válido por um ou três anos. Se o cartão é escolhido (smartcard), um leitor de certificado digital deve ser acoplado para usá-lo.
Quais são os modelos de certificados digitais mais conhecidos?
Na rotina contabilística-fiscal, os certificados normalmente utilizados são::
- e-CPF: certificado para indivíduos.
- e-CNPJ: certificado para entidades jurídicas.
- NF-e: certificado para emissão de faturas electrónicas.
Existem também outras modalidades, como o Certificado digital OAB, para a prática de advogados; e SSL, para uma troca segura de informações e comércio através de sites.
Em que situações podemos usar o certificado digital?
Os certificados digitais têm muitos usos. Dentro da rotina de contabilidade-imposto, podemos destacar:
Comunicação com agências públicas, para serviços e processos digitais a nível municipal, estadual e federal;
Assinatura e apresentação da Declaração Individual relativa ao imposto sobre o rendimento (DIRPF), especificamente com o e-CPF;
Assinatura e apresentação de declarações de entidades jurídicas em todos os níveis;
Acesso e arquivo de arquivos de Conectividade Social;
Ficheiros de assinatura e Envio relacionados com as obrigações do sistema público de Contabilidade Digital (SPD) – ECD, EFD, EFD-ICMS/IPI, EFD-Contribuições, EFD-Reinf, e-Financeira, eSocial, etc.;
Emissão de documentos fiscais, tais como: NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e, etc.;
Acesso aos sistemas do Banco Central do Brasil, para fornecer informações e extratos de arquivo;
Emissão e cancelamento de proxy electrónico nos portais das agências públicas.